Referenz: Maschinen-Grupp GmbH
Maschinen-Grupp GmbH ist eines der führenden Handelsunternehmen für Holzverarbeitungsmaschinen in Deutschland. In der ganzen Republik betreuen Außendienstmitarbeiter und Techniker des Unternehmens holzverarbeitende Betriebe bei der Auswahl bzw. der Wartung oder Reparatur der Maschinen. Die Vielfalt an Geräten und Maschinen stellte die Mitarbeiter bei Kundenbesuchen früher vor große Herausforderungen. Stets sollten alle Infos über in Frage kommende Lösungen zur Verfügung stehen, damit sich der Kunde einen Eindruck verschaffen kann. Doch nicht immer hatten die Mitarbeiter die passenden Unterlagen dabei.
„Würden wir mit Prospekten arbeiten, müssten wir beim Kunden mit LKW vorfahren. So groß ist die Auswahl an Geräten und Maschinen“, berichtet Andreas Kaiser, Außendienstmitarbeiter und gleichzeitig Verantwortlicher für Cortado im Unternehmen. Eine Weile behalf sich der Außendienst mit Laptops. Per VPN-Verbindung griffen die Mitarbeiter auf die Grupp-Datenbank zu. Mit dem Siegeszug von Smartphones und Tablets suchte das Unternehmen dann nach einer komfortableren und einfacheren Möglichkeit, die Produktivität und auch den Komfort für Kunden und Mitarbeiter mit Tablets zu verbessern.
Eine Lösung zur Geräteverwaltung plus Dateizugriff musste her
Die Lösung: Außendienstmitarbeiter und Techniker wurden mit iPhones und vor allem iPads ausgestattet. Um die Geräte sicher verwalten zu können, musste ein geeignetes Mobile-Device- Management-System gefunden werden. Die Wahl fiel hierbei auf Cortado Server. Die Cortado-Lösung ermöglicht zum einen, die Geräte zu verwalten und die benötigten Apps an die Mitarbeiter zu verteilen. Zum anderen bietet Cortado Server den Mitarbeitern die Möglichkeit, direkt mit dem iPad auf Dokumente in freigegebenen Netzwerklaufwerken zuzugreifen.
Damit den Kollegen die jeweils passenden Unterlagen zur Verfügung stehen, ordnet Andreas Kaiser den Mitarbeitern – an Gruppen im Active Directory orientiert – Rechte und Laufwerke zu. Je nach Gruppenzugehörigkeit erhalten die Mitarbeiter bestimmte Apps und auch Zugriff auf unterschiedliche Laufwerke. Schließlich, so Andreas Kaiser, sei nicht jede App für jeden Mitarbeiter sinnvoll. Und für Techniker seien andere Infos interessant als für Vertriebsleute. Für einige Mitarbeiter nimmt der Verantwortliche dann aber auch noch individuelle Einzelzuweisungen benötigter Laufwerke vor.
Mittlerweile arbeiten 39 Kollegen mit iPhones und iPads. Alle Geräte sind vom Unternehmen gestellt und DEP-registriert (Device Enrollment Program). Die Geräte sind zur privaten Nutzung zugelassen, aber bestimmte Inhalte oder Apps, wie beispielsweise Multiuserspiele stehen auf der Black List, sind also gesperrt. Ansonsten, so Andreas Kaiser, sei die Firmenpolitik recht offen, und für ein ausführliches White Listing, also eine Zusammenstellung erlaubter Apps, fehle ihm ohnehin die Zeit.
Schutz der Kundendaten an erster Stelle
Dennoch: Wenn es um den Schutz der Kundendaten und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geht, hat die Offenheit ihre Grenzen. Die Messenger Threema und Signal seien komplett ausgerollt. Aber auch gegenüber WhatsApp könne und wolle man sich bei Grupp nicht völlig verschließen, zumal die Geräte zur privaten Nutzung freigegeben sind (COPE: Corporate Owned Personally Enabled), kann dies für den privaten Gebrauch nicht verboten werden.
Für die Einhaltung des Datenschutzes sorgt Grupp durch den Einsatz von Cortado Server und das Setzen einer entsprechenden Richtlinie. Berufliche Kontakte sind damit auf dem Gerät getrennt.
Momentan sei man bei Grupp dabei, die Arbeit der Techniker vollständig papierlos zu gestalten. Getestet wurde das bei den Technikern einer Niederlassung. Das klappt laut Kaiser so gut, dass sie das jetzt auch für andere Techniker ausrollen. Die Techniker haben dann alle benötigten Informationen auf einem iPad Pro. Der Kunde bestätigt direkt auf dem iPad Pro den ausgeführten Auftrag. Ein entscheidender Vorteil für die Kollegen: Die Techniker, die häufig vom Home Office aus arbeiten, müssten nicht mehr in irgendein Firmenbüro fahren, um Papiere abzugeben oder zu scannen. So sparen Mitarbeiter viel Zeit und Arbeitsaufwand.
Andreas Kaiser: „Mit Cortado können wir Geräte und Apps sicher verwalten. Und wir haben eine erhebliche Verbesserung der Dokumentenverfügbarkeit erreicht. Das ist für uns enorm wichtig.“