{"id":7297,"date":"2022-04-04T10:18:42","date_gmt":"2022-04-04T10:18:42","guid":{"rendered":"http:\/\/cortado-website.local\/?post_type=case-study&p=7297"},"modified":"2024-09-05T10:33:52","modified_gmt":"2024-09-05T10:33:52","slug":"gemeinde-eschenburg","status":"publish","type":"case-study","link":"https:\/\/www.cortado.com\/de\/fallstudie\/gemeinde-eschenburg\/","title":{"rendered":"Papierloser Sitzungsdienst mit iPads \u2212 iPhones f\u00fcr den Au\u00dfendienst"},"content":{"rendered":"

Die Gemeinde Eschenburg<\/a> digitalisiert \u2013 mit iPads, iPhones, Sitzungsdienstsoftware und Cortado MDM<\/p>\n

Eschenburg ist eine Gemeinde im Lahn-Dill-Kreis in Hessen. Schon fr\u00fch begann die Gemeinde damit, die Digitalisierung der Verwaltung<\/a> voranzutreiben. Den Anfang f\u00fcr die breite Anwendung machte der Sitzungsdienst. Die 40 gew\u00e4hlten Vertreter.innen kommen regelm\u00e4\u00dfig zusammen, um in den Gremien \u00fcber wichtige Themen in der Kommune zu entscheiden.<\/p>\n

Fr\u00fcher mussten w\u00f6chentlich gro\u00dfe Mengen von Dokumenten ausgedruckt, sortiert und an die gew\u00e4hlten Vertreter.innen verteilt werden. Ein immenser Arbeitsaufwand und gro\u00dfe Papierverschwendung. Damit sollte Schluss sein!<\/p>\n

In einer kleinen Landgemeinde muss vieles \u201enebenbei\u201c erledigt werden. Digitalisierung stimmt eine kleine Arbeitsgruppe intern ab. Der Start f\u00fcr den digitalen Sitzungsdienst war eine gemeinsame Mission \u2013 von der Beschaffung bis zur Schulung der ehrenamtlichen Gremien-Mitglieder. Der Plan der EDV-Abteilung: Der Sitzungsdienst sollte digital auf iPads stattfinden.<\/p>\n

Digitaler Sitzungsdienst \u2013 mit iPads, iRich und Cortado MDM<\/h3>\n

\u201eWir haben zwei Jahre daran gearbeitet\u201c, erinnert sich Timo G\u00e4\u00dfner, eigentlich zust\u00e4ndig f\u00fcr Finanzen und Haushaltsplanung und Mitglied im EDV-Team. \u201eDie Anschaffung der iPads mussten ja in den Haushaltsplan mit aufgenommen werden.\u201c Auf der Suche nach einem geeigneten Werkzeug f\u00fcr eine \u201eEinf\u00fchrung im Gleichklang\u201c kam ein Tipp von EDV-Dienstleister w2plus, und Eschenburg entschied sich f\u00fcr Cortado MDM<\/a>.<\/p>\n

Timo G\u00e4\u00dfner: \u201eWir konnten somit definieren und bestimmen, welche Software bzw. welche Apps auf den Ger\u00e4ten laufen und wer was damit machen darf.\u201c Per Cortado MDM auf die Ger\u00e4te verteilt wurden Microsoft Outlook und Teams, die Software f\u00fcr den Sitzungsdienst iRich der Firma Sternberg Software, ein Taschenrechner, der Safari-Browser und Apple Mail.<\/p>\n

Ausschlie\u00dflich dienstliche Nutzung der iPads<\/h3>\n

\u201eDamit die Ehrenamtlichen auf den iPads des Sitzungsdienstes auch \u201eauf Augenh\u00f6he\u201c arbeiten und sich wom\u00f6glich gegenseitig helfen k\u00f6nnen, war diese Einrichtung im Zusammenhang und Zusammenklang\u201c, sagt G\u00e4\u00dfner. Auf den Sitzungsdienst-iPads sei deshalb nur \u201eDienstliches\u201c zu finden. Nat\u00fcrlich k\u00f6nne man mit dem Safari-Browser auch im Internet surfen, aber er wolle nicht, so G\u00e4\u00dfner, dass die iPads mit nicht-autorisierten Apps belegt seien. Timo G\u00e4\u00dfner: \u201eAm Ende des Tages sollen die Nutzer damit arbeiten.\u201c<\/p>\n

Alle 40 Gemeindervertreter.innen seien auf diese Weise jetzt mit ihren Dienst-iPads papierlos unterwegs. Die Akzeptanz seitens der Nutzer, die sich im Altersdurchschnitt von 25 bis75 bewegen, war \u00fcberraschend gut. Alle Gremienmitglieder wurden in kleineren Gruppen geschult. Danach kam nie wieder einer mit Problemen. G\u00e4\u00dfner: \u201eEs l\u00e4uft. Es wird genutzt. Und das ist das Wichtigste.\u201c<\/p>\n

iPhones f\u00fcr Baubetriebshof, Wasserwerke, Ordnungsamt, Waldarbeiter und Hausmeister<\/h3>\n

Nachdem die Politiker.innen ausgestattet waren, gingen die \u00dcberlegungen in Eschenburg weiter. Die Mitarbeiter.innen beim Ordnungsamt, im Bauamt und die Hausmeister hatten bereits Handys, aber diese waren nun nach zwei Jahren veraltet. \u201eWir mussten uns dringend etwas \u00fcberlegen und bei unserer L\u00f6sung vermeiden, dass uns jemand wegen der Datenschutzgrundverordnung auf die F\u00fc\u00dfe tritt\u201c, sagt G\u00e4\u00dfner. So entschied sich die Gemeinde f\u00fcr die Anschaffung von iPhones. Sie seien zwar teurer als viele Android-Ger\u00e4te, aber man w\u00fcrde sie dann eben nur ersetzen, wenn sie kaputt seien oder aus dem Apple-Updatezyklus fielen.<\/p>\n

F\u00fcr Herrn G\u00e4\u00dfner war die gemeinsame Entscheidung f\u00fcr iOS-Ger\u00e4te vor allem eine Zeitfrage. Da die komplette EDV aufgrund der Gr\u00f6\u00dfe der Kommune nur nebenbei betreut wird, ist ihm eine Homogenit\u00e4t des \u201eGer\u00e4teparks\u201c sehr wichtig. Rein zeitlich w\u00fcrde er es nicht schaffen, sich neben der Verwaltung der iPads zus\u00e4tzlich mit der Verwaltung von Android-Ger\u00e4ten zu befassen.<\/p>\n

Schlie\u00dflich wurden 26 iPhones angeschafft und an die Mitarbeiter.innen im Baubetriebshof, in den Wasserwerken, im Ordnungsamt sowie an die Waldarbeiter und Hausmeister verteilt. Im Bauhof wurde so auch der nicht datenschutzkonforme CB-Funk abgeschafft. Neben den g\u00e4ngigen Apps sollen auf den iPhones die \u201eEschenburg-App\u201c und ab Sommer eine Zeiterfassung mit Zuordnung zu Kostenstellen laufen. Weitere Werkzeuge folgen dann, weil mobiles Arbeiten im Au\u00dfendienst zum Tagesgesch\u00e4ft geh\u00f6rt.<\/p>\n

Private Nutzung der iPhones erlaubt<\/h3>\n

Um die Akzeptanz f\u00fcr die Ger\u00e4te so gro\u00df wie m\u00f6glich zu gestalten, ist den Mitarbeiter.innen erlaubt, die iPhones auch privat zu nutzen. Die Ger\u00e4te werden jede Nacht in der Cloud synchronisiert. Sollte es also irgendwann einmal n\u00f6tig sein, ein verloren gegangenes Ger\u00e4t aus der Ferne zu l\u00f6schen, w\u00e4ren auch die Dateien der Mitarbeiter nicht verloren, sondern k\u00f6nnten wiederhergestellt werden.<\/p>\n

Die Digitalisierung h\u00e4ngt nach \u00dcberzeugung von Herrn G\u00e4\u00dfner viel von Einsicht und vom Enthusiasmus Einzelner ab. Er res\u00fcmiert: \u201eH\u00e4tten wir die iPads alle per Hand einrichten m\u00fcssen, w\u00e4ren wir lange besch\u00e4ftigt gewesen. Wir sind mit Cortado sehr zufrieden. Es funktioniert!\u201c<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Gemeinde<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n

Alle Fallstudien \u2192<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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