Mannheimer Knöllchen kommen per iPhone

Die Stadtverwaltung Mannheim setzt auf digitales Arbeiten mit iPhone und iPad

Fallstudie: Stadt Mannheim

Vom Baumzähler bis zum Sozialamt: Die Stadtverwaltung Mannheim setzt auf digitales Arbeiten mit iPhone und iPad

Bereits vor etwa zehn Jahren begann die Stadtverwaltung Mannheim damit, mit mitgebrachten BYOD-Smartphones den mobilen Zugriff auf E-Mails zu ermöglichen. Vor etwa fünf Jahren fingen die Systemadministratoren Peter Lissek und Senol Sengün dann an, mobiles Arbeiten mit Windows Phones und Intunes zu implementieren. „Das Ganze aufzusetzen, erforderte aber viel Beratung und verursachte reichlich Arbeit“, erinnert sich Peter Lissek. Und nach und nach habe sich herauskristallisiert, dass es mit Ausnahme von E-Mail-Anwendungen keine sinnvollen produktiven Apps für Windows Phones gab.

Aus diesem Grund musste sich das Team umorientieren. Die Entscheidung fiel auf mobiles Arbeiten mit iPhones und iPads.

2016 habe man Kontakt zu Cortado Mobile Solutions aufgenommen. Ein Vorgesetzter hatte die MDM-Lösung des Berliner Softwareherstellers auf einer CEBIT kennengelernt. Es folgten sehr intensive mehrmonatige Tests mit Cortado Server und zwei bis drei iPhones. Im Mai 2016 war es soweit: Cortado Server wurde für zunächst 250 Geräte in den Echtbetrieb übernommen.

Der Cortado Server dient mit seinen MDM-Funktionen der sicheren Verwaltung der Geräte. Außerdem wird die Software zur Verteilung der Apps genutzt, dient also dem Mobile Application Management MAM.

Wir können die Geräte zu 100 Prozent steuern. Der AppStore ist abgeschaltet, und es ist definiert, welche Apps die Mitarbeiter nutzen dürfen. Facebook und WhatsApp können nicht verwendet werden, berichtet Peter Lissek.

Häufig kommen Apps zum Einsatz, die eigens für die Mannheimer Stadtverwaltung entwickelt oder angepasst sind. Mannheimer Politessen sind mit einem iPhone 6S+ ausgestattet. Sehen sie Falschparker, erfassen sie diese mit der App für Ordnungswidridkeiten OwiGo. Die Daten werden dann vom mobilen Gerät in das System der Stadtverwaltung übertragen. Bei in Spitzenzeiten 4.000 Knöllchen am Tag seien die iPhones längst refinanziert, so Lissek. Die alten Erfassungsgeräte hätten ohnehin aufgrund von Akkuproblemen erneuert werden müssen. Neue Geräte wären viermal so groß und doppelt so teuer gewesen. Insofern sei der Einsatz von iPhones auch wirtschaftlich vernünftig.

Ein weiteres Einsatzgebiet von iPhones, die mit dem Cortado Server gemanagt werden, sind Straßenbegeher, die Straßen- und Gehwegschäden dokumentieren. Früher machten die Mitarbeiter mit einem Fotoapparat eine Aufnahme der Schäden und markierten auf einem Zettel den Standort des Schadens. Und dann mussten diese Informationen noch in das System eingegeben werden. Jetzt machen die Mitarbeiter Fotos mit dem iPhone und übermitteln diese zusammen mit den GPS-Daten direkt in das System der Stadtverwaltung.

Auch Baumzähler, die Stadtbäume auf mögliche Schäde untersuchen, sie bewerten und auf Schädlinge prüfen, sind mit iPhones ausgestattet. Zur Zeit suchen die IT-Experten noch nach einer geeigneten App, die eine Bestimmung der Schädlinge direkt vor Ort vornimmt.

In Kindergärten und Schulen gibt es ebenfalls iPhones, an die Katastrophenwarnungen per Katwarn und Nina übertragen werden. So können Schul- und Kindergartenleitungen zeitnah auf Warnungen reagieren und die Kinder vor möglichen Risiken schützen. Und auch bei der Feuerwehr sind die Warn-Apps im Einsatz.

Besonders beeindruckende Auswirkungen, vor allem auf den Druckoutput, hat die Digitalisierung im Gemeinderat. Wurden früher mehrere Hundert Seiten ausgedrucktes Papier in Form von Anträgen und Vorlagen für eine einzige Sitzung verteilt, stehen die Dokumente nun ausschließlich digital zur Verfügung. Hierfür kommt unter anderem Mandatos, eine App für digitale Gremienarbeit, zum Einsatz. Die Unterlagen werden nun auf iPads gelesen und bearbeitet und – auf Wunsch mit Kommentaren versehen – auf dem Server gespeichert.

„Die Entscheidung „Weg vom Papier – hin zum digitalen Dokument“ kommt nicht bei jedem gut an“, berichtet Senol Sengün. „Einige müssen sich daran gewöhnen.“

Bei Mitarbeitern in vielen Abteilungen sei die Akzeptanz indessen sehr groß. Senol Sengün: „Die Akzeptanz schätze ich auf 99 Prozent. Und das, obwohl die Mitarbeiter keine Apps eigenständig installieren können.“

Momentan, so das Admin-Team, sind 330 Geräte im Einsatz. Sukzessive sollen es etwa 1.000 iPhones und iPads werden. Neben den Mobile-Device- und Mobile-Application-Management-Funktionen ist in einigen Bereitschaftsdiensten, z.B. bei der Feuerwehr, dem Straßenbau, den Stadträten und der Gebäudeverwaltung, auch die Cortado-Funktion für den Dateizugriff im Einsatz.

Peter Lissek: Wir sind mit dem Cortado Server sehr zufrieden. Die Lösung ist wirklich einfach in der Handhabung. Wir brauchten keine große Schulung und haben uns das meiste autodidaktisch beigebracht. Und für den Fall, dass doch einmal ein Problem auftreten sollte, haben wir Ansprechpartner in unserer Zeitzone, sodass es hier nicht zu Verzögerungen kommt.

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