Datenschutzkonformes mobiles Arbeiten im Vertrieb

Dank Cortado Server kann die SPECK Pumpen Verkaufsgesellschaft ihren Außendienst- und Vertriebsmitarbeitern auf den iOS-Geräten privat sogar WhatsApp erlauben, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen

Wenn die Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter der SPECK Pumpen Verkaufsgesellschaft GmbH Kunden und Interessenten vor Ort besuchen, um sie bei der Auswahl der passenden Pumpen zu beraten oder Geräte zu warten, sind ihre iPhones und iPads stets mit dabei. Im Portfolio der Firma sind Pumpen für Haus- und Industrietechnik ebenso zu finden wie Modelle für Aquakultur, Schwimmbäder und Pools.

Auf den Geräten der SPECK-Mitarbeiter wird telefoniert, werden Dokumente bearbeitet, Besuchsberichte und Angebote erstellt sowie E-Mails gelesen und beantwortet. Und einige Mitarbeiter nutzen auch den Messenger WhatsApp auf ihren Geräten. Vor allem der letzte Punkt bereitete den IT-Fachleuten des Unternehmens früher jedoch einige Kopfschmerzen. Denn: Um Geräte, auf denen WhatsApp installiert ist, auch beruflich nutzen zu können, muss unbedingt gewährleistet sein, dass die Kontaktdaten aus dem geschäftlichen Adressbuch nicht an die WhatsApp-Server übermittelt werden. Andernfalls handelt es sich um einen Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der mit empfindlichen Strafen geahndet wird. Die Nutzung von WhatsApp einfach zu verbieten, kam für den Pumpenexperten nicht in Frage. Also musste eine Lösung her, die datenschutzkonformes, mobiles Arbeiten auf iOS-Geräten inklusive WhatsApp-Nutzung ermöglicht.

Stefan Dörr, Leiter Finanzen und Personal bei der SPECK Pumpen Verkaufsgesellschaft, fiel die Aufgabe zu, sich um eine entsprechende datenschutzkonforme Lösung zu kümmern. Nach einer Prüfung von zwei Mobile-Device-Management-Lösungen entschied sich Stefan Dörr für Cortado Server. Mit Cortado Server befinden sich der Exchange Account und die geschäftlichen Kontakte in einem separaten Bereich auf den iPhones und iPads. Eine von Cortado vorkonfigurierte Richtlinie verhindert den Austausch von Daten zwischen den gemanagten und den nicht gemanagten Apps. Mittlerweile nutzen 15 Mitarbeiter insgesamt 30 iPhones und iPads, die mit Hilfe des Cortado Servers verwaltet werden. Über das Mobile Application Management der Lösung werden die Apps auf die Geräte verteilt, wie die Microsoft Office Suite, ein Notizprogramm und eine Mailanwendung. Außerdem ausgerollt wurde eine SPECK-Eigenentwicklung, die nach Eingabe verschiedener Daten, wie z.B. der benötigten Fördermenge der Pumpe oder der Temperatur, Vorschläge für passende Pumpenmodelle erstellt.

Die Nutzung der Cortado-Lösung bietet neben der DSGVO-Konformität weitere erhebliche Vorteile. „Früher hat jeder Mitarbeiter individuell seine eigenen Apps verwendet. Das waren dann viele verschiedene Programme, was erhebliche Arbeit bei der Rechnungstellung verursachte“, so Stefan Dörr. Da die nötigen Apps nun zentral an die Mitarbeiter verteilt werden, habe man einen besseren Überblick.
Was jetzt noch auf der Agenda steht? Stefan Dörr: „Über kurz oder lang soll eine Anbindung der mobilen Geräte an das SAP-System erfolgen.“ Somit könnten, so der Leiter Finanzen und Personal, Laptops oder PCs zumindest teilweise ersetzt werden. Das, so Dörr, spare Kosten und mache den Mitarbeitern damit das Gepäck und das Leben leichter.

Stefan Dörr: „Die Lösung ist auch für mich technischen Laien intuitiv zu bedienen. Die Einführung war einfach, und der Cortado-Support stand uns kompetent und hilfreich zur Seite. Ich bin sehr zufrieden.“

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